Tanda tangan elektronik (e-Sign) telah menjadi elemen penting dalam dunia digital, memungkinkan transaksi dan perjanjian dilakukan secara efisien dan aman. Di Indonesia, penggunaan tanda tangan elektronik diatur dengan dua kategori utama: tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak bersertifikasi.
1. Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi
Tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah jenis tanda tangan elektronik yang diverifikasi oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui secara resmi oleh pemerintah. Penyelenggara sertifikasi ini bertindak sebagai pihak ketiga yang menjamin keaslian, integritas, dan non-repudiasi (ketidakmungkinan dipalsukan atau disangkal) dari tanda tangan elektronik tersebut.
Karakteristik Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi:
Kekuatan Hukum: Di Indonesia, tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah, sesuai dengan regulasi yang berlaku. Ini diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), serta Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012
Verifikasi Identitas: Pengguna tanda tangan harus melalui proses autentikasi yang ketat, termasuk pengujian identitas secara mendalam, untuk mendapatkan sertifikat elektronik. Sertifikat ini mengandung informasi identitas yang dipastikan benar.
Jejak Audit: Tanda tangan bersertifikasi memiliki jejak audit yang memungkinkan pengguna untuk melacak waktu, tempat, dan perangkat yang digunakan untuk menandatangani dokumen, memberikan perlindungan tambahan terhadap kemungkinan pemalsuan atau manipulasi.
2. Tanda Tangan Elektronik Tidak Bersertifikasi
Tanda tangan elektronik tidak bersertifikasi adalah tanda tangan elektronik yang tidak melalui proses validasi oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang sah. Jenis ini lebih mudah diimplementasikan karena tidak memerlukan penyedia pihak ketiga.
Karakteristik Tanda Tangan Elektronik Tidak Bersertifikasi:
Verifikasi Identitas: Tanda tangan ini tidak memerlukan proses verifikasi identitas formal melalui pihak ketiga. Terkadang, hanya menggunakan konfirmasi email atau kata sandi sederhana untuk menyetujui dokumen.
Biaya Lebih Rendah: Dibandingkan dengan tanda tangan elektronik bersertifikat yang memerlukan layanan dari penyedia sertifikasi resmi, tanda tangan elektronik tidak bersertifikat tidak memerlukan biaya tambahan sehingga lebih hemat.
Kekuatan Hukum: Tanda tangan elektronik tidak bersertifikasi dapat diakui dalam beberapa kondisi.
Fleksibilitas Besar: Karena tidak ada prosedur formal yang rumit, tanda tangan ini lebih sering digunakan untuk dokumen-dokumen internal, seperti persetujuan kerja tim atau pengisian formulir sederhana.
Mudah dan Cepat Digunakan: Tanda tangan elektronik tidak bersertifikat dapat digunakan dengan lebih cepat karena tidak memerlukan verifikasi identitas tambahan. Pengguna hanya perlu menandatangani dokumen menggunakan alat digital seperti stylus, gambar tanda tangan, atau klik persetujuan, sehingga proses administrasi bisa diselesaikan dalam waktu singkat.
Cocok untuk berbagai keperluan di lingkup internal.
Tanda tangan elektronik terverifikasi merupakan gabungan fitur antara dua jenis tanda tangan sebelumnya. Tanda tangan ini merupakan pilihan yang tepat untuk bisnis yang menginginkan tanda tangan dengan verifikasi namun dengan harga yang lebih terjangkau. Berikut adalah kelebihan tanda tangan elektronik yang terverifikasi:
Verifikasi Identitas: Untuk dapat melakukan tanda tangan, pengguna harus melalui proses verifikasi identitas terlebih dahulu seperti misalnya login ke dalam aplikasi e-sign.
Mudah dan Cepat Digunakan: Tanda tangan elektronik terverifikasi ini juga mudah digunakan seperti halnya tanda tangan tidak bersertifikat sehingga proses administrasi bisa diselesaikan dalam waktu singkat.
Kekuatan Hukum: Tanda tangan terverifikasi juga memiliki kekuatan hukum sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan dapat digabungkan dengan penggunaan e-meterai.
Fleksibilitas Besar: Tanda tangan terverifikasi memiliki fitur yang sama seperti dengan tanda tangan tidak bersertifikat sehingga fleksibilitasnya besar dan cocok untuk keperluan dokumen yang membutuhkan waktu cepat.
Jejak Audit: Tanda tangan bersertifikasi memiliki jejak audit yang memungkinkan pengguna untuk melacak waktu, tempat, dan perangkat yang digunakan untuk menandatangani dokumen, memberikan perlindungan tambahan terhadap kemungkinan pemalsuan atau manipulasi.
Biaya lebih terjangkau.
Cocok untuk berbagai keperluan dokumen bisnis internal dan eksternal.
Pilihan Tepat untuk Bisnis?
Dalam memilih antara tanda tangan elektronik (e-sign) tersertifikasi, tidak tersertifikasi, dan terverifikasi penting bagi bisnis untuk mempertimbangkan kebutuhan spesifik yang diinginkan. Tanda tangan terverifikasi merupakan pilihan yang tepat untuk bisnis yang mengutamakan keamanan, kemudahan, kecepatan, fleksibilitas, dan harga terjangkau terutama dalam dokumen internal. Hal ini karena, jenis ini tetap mendukung digitalisasi dengan baik, meningkatkan efisiensi tanpa mengurangi keamanan.
Penulis: Irsan Buniardi
